TALLER 4

LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA…PARTE INTEGRAL DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

En el Artículo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 se determina que las entidades deberán establecer conforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia.

La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Además las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública. Es importante hacer énfasis en que ninguna comunicación oficial podrá salir de las entidades por vía diferente a la de las unidades de correspondencia.

En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:
Recepción,
Distribución,
Trámite,
Conservación y
Consulta de documentos.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS
donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo. Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.
La Unidad de Correspondencia analiza el documento con base en la Tabla de Retención Documental para determinar su direccionamiento e imprime el rótulo de radicación y consigna en la planilla de registro y radicación los datos (Nombre de la persona y/o Entidad Remitente, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita)) y adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS.
La Dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos para su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes medios y soportes de la Entidad. Estos documentos pueden corresponder a las series y subseries documentales registradas en la TRD o en su defecto ser documentos de apoyo.
La Dependencia receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos y todos aquellos datos que la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, además observa el estado de conservación documental. Si el documento está incompleto se determina si se puede recibir y pedir lo faltante o devolver a la dependencia remitente el documento
La Dependencia receptora registra y radica en la planilla de control de comunicaciones internas el documento, señalando datos como (Nombre y código de la dependencia remitente, Número de radicación, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de Respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes. Ver Anexo 2.4 y (Ver 4. Trámite de documentos)

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS.
La Dependencia receptora registra y radica en la planilla de control de comunicaciones internas el documento, señalando datos como (Nombre y código de la dependencia remitente, Número de radicación, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de Respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes. Ver Anexo 2.4 y (Ver 4. Trámite de documentos)
La Unidad de Correspondencia aplica la directriz para la entrega de los documentos a las dependencias.
La Dependencia deja constancia de recibo de los documentos en la planilla de registro de comunicaciones recibidas. (Ver 4 Trámite de documentos)

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS
La Dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de recibido.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS.
La Unidad de Correspondencia realiza la radicación y el registro con los siguientes datos básicos: radicación, fecha, hora, nombre de la persona o entidad destinataria, nombre y cargo del funcionario remitente y anexos.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS.
La Unidad de Correspondencia realiza la distribución de los documentos utilizando medios como entrega personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, entre otros.

TRÁMITE DE DOCUMENTOS
El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proceda con el trámite, las anotaciones de chequeo y control y se entregue el documento a la dependencia respectiva para continuar con el trámite. Ver 3.2 Distribución de documentos internos
CONSULTA DE DOCUMENTOS
Se orienta al usuario sobre el procedimiento para acceder a los fondos documentales y se le informa sobre el Reglamento de Consulta de la Entidad
Se informa al usuario acerca de los requisitos que debe cumplir para acceder a la consulta de los documentos
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
La entidad hace un análisis de sus necesidades a partir de un diagnostico en la unidad de Correspondencia, los archivos de Gestión, el Archivo Central y el Archivo Histórico, sobre la conservación de documentos en sus diferentes soportes.
La Entidad hace la debida señalización y adecuación de estas afeas, con el fin de habilitarlas para su utilización en la Unidad De Correspondencia, los archivos de Gestión, Central e Histórico.
Cada dependencia organiza y distribuye el equipo y mobiliario en las respectivas áreas administrativas destinadas al Archivo de Gestión y las áreas para procesos técnicos y depósitos en el Archivo Central e Histórico, de acuerdo con los lineamientos dados.